Dùng AI agent để gom hoá đơn thành bảng chi phí
Đầu tháng nào cũng vậy: một chồng hoá đơn giấy, vài ảnh chụp trên điện thoại, và một bảng Excel cần điền tay từng dòng. Bot Kế toán chi phí trong Piskes Agent đọc thẳng ảnh hoá đơn/chứng từ đã lưu trong thư mục làm việc, dựng bảng chi phí tháng trước và nhắc hạn thanh toán còn treo.
Bot làm gì
- Vai trò: Kế toán – chi phí. Đọc hoá đơn và ảnh chứng từ, lập bảng chi phí theo tháng, nhắc hạn thanh toán.
- Kỹ năng: đọc ảnh (vision), đọc/ghi XLSX, thao tác file trong thư mục làm việc.
- Lịch chạy: 9:00 sáng ngày 1 hằng tháng — “gom mọi hoá đơn/chứng từ đã ghi nhận trong tháng trước thành một bảng chi phí (ngày, nhà cung cấp, nội dung, số tiền trước thuế, VAT, tổng, trạng thái thanh toán), xuất file xlsx vào thư mục làm việc và tóm tắt tổng chi theo nhóm. Không gửi cho ai.”
Bot đọc số liệu ra file, không tự gửi báo cáo hay thanh toán thay bạn.
Thiết lập trong 10 phút
- Cài Piskes Agent và cấu hình nhà cung cấp mô hình (chọn mô hình có hỗ trợ đọc ảnh nếu muốn quét hoá đơn chụp).
- Marketplace → Bot → Kế toán chi phí → Thêm.
- Tạo thư mục cố định, ví dụ
D:\Chi-phi\<năm>-<tháng>, thả ảnh/PDF hoá đơn vào đó khi phát sinh trong tháng. - Nhắn cho bot lần đầu: “Từ giờ hoá đơn nằm trong
D:\Chi-phi\<năm>-<tháng>. Cột cần có: ngày, nhà cung cấp, nội dung, trước thuế, VAT, tổng, trạng thái thanh toán.” - Chạy thử: “Tổng hợp chi phí tháng này.” Bot đọc từng ảnh/PDF, trích số tiền và nhà cung cấp, xuất bảng.
Từ tháng sau, ngày 1 lúc 9 giờ bot tự tổng hợp và tóm tắt tổng chi theo nhóm cho bạn.
Điều gì xảy ra với dữ liệu
- Ảnh hoá đơn ở nguyên trong thư mục trên máy bạn; bot gửi nội dung ảnh cần thiết tới mô hình có hỗ trợ đọc ảnh để trích số liệu.
- Ghi đè file bảng chi phí cũ là lệnh có thể mất dữ liệu — ở mức Hỏi trước, bot dừng lại hỏi trước khi ghi đè.
Mẹo
- Chụp hoá đơn ngay lúc nhận, đặt tên file có ngày (
2026-09-15-dien-luc.jpg) để bot đối chiếu dễ hơn. - Hoá đơn điện tử PDF có sẵn dữ liệu text thường được đọc chính xác hơn ảnh chụp mờ.
- Cần soạn công văn nhắc nhà cung cấp thanh toán? Dùng thêm bot Soạn thảo văn bản.
Chi phí: với gói miễn phí dùng key riêng, đọc và tổng hợp khoảng 20-30 hoá đơn ảnh mỗi tháng dùng nhiều token hơn tác vụ chỉ có chữ, nhưng vẫn ở mức vài nghìn đến vài chục nghìn đồng tuỳ mô hình.